1. Établir les comptes annuels
La première obligation est d’établir les comptes annuels à faire valider par vos Commissaires Aux Comptes si vous dépassez deux des trois seuils suivants : Chiffre d’affaires : 10 M€, total du bilan : 5 M€ et Nombre de salariés : 50.
Ces documents comptables retracent l’activité de l’entreprise pendant l’exercice écoulé. Voici ce qu’ils comprennent :
- Un bilan : Reflète la situation patrimoniale d’une entreprise à un instant donné ;
- Un compte de résultat : Synthétise l’ensemble des charges et des produits d’une entreprise ;
- L’annexe comptable : Apporte des informations et d’aider à la compréhension du compte de résultat et du bilan.
2. Déposer les comptes annuels
Les comptes annuels doivent ensuite être déposés au greffe du tribunal de commerce à l’une des échéances suivantes :
- Dans le mois suivant l’approbation des comptes par l’assemblée ordinaire des actionnaires ou de l’actionnaire unique
- Dans les 2 mois suivant l’approbation des comptes par l’assemblée ordinaire des actionnaires ou de l’actionnaire unique lorsque le dépôt est fait par voie électronique.
Ce dépôt est obligatoire pour toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique. Il peut être effectué de trois manières :
- Par voie postale : les documents doivent être envoyés en recommandé avec accusé de réception au greffe du tribunal de commerce dont dépend l’entreprise.
- Sur Place : Le représentant (Personne désignée par la loi pour représenter et défendre les intérêts d’une autre personne) de la société doit se rendre au greffe du tribunal de commerce du lieu où est situé le siège de la société.
- Par voie électronique : les documents peuvent être déposés en ligne à l’aide du service « Guichet unique ». Les documents doivent être déposés par le dirigeant ou un mandataire (Personne chargée par une autre de la représenter et d’agir en son nom : expert-comptable, avocat, etc.).
3. Approuver les comptes annuels
Les comptes annuels doivent être approuvés par l’assemblée générale des associés ou des actionnaires (à la majorité des voix présentes ou représentées). Cette assemblée doit se tenir dans les six mois suivant la clôture de l’exercice. Lors de l’assemblée, les points suivants doivent être discutés :
- Le bilan ;
- Le compte de résultat ;
- L’annexe ;
- Le rapport de gestion ;
- Les projets de résolution.
Si les comptes annuels ne sont pas approuvés, l’assemblée générale peut décider de :
- Nommer un expert pour examiner les comptes ;
- Révoquer les dirigeants de l’entreprise ;
- Dissoudre l’entreprise.
4. Conserver les documents comptables
Les documents comptables doivent être conservés pendant dix ans. Cette obligation concerne tous les documents justificatifs des opérations comptables (factures, relevés bancaires, déclaration TVA, fiche de paie…), ainsi que les livres comptables. Les documents comptables doivent donc être conservés de manière lisible, durable et sécurisée :
- Dans les locaux de l’entreprise ;
- Chez un prestataire de stockage externalisé.
5. Sanctions en cas de non-respect des obligations légales
Le non-respect des obligations légales sur la clôture des comptes peut entraîner de différentes natures :
Sanctions administratives :
- Amendes : le montant peut varier en fonction de la gravité de l’infraction et du statut de l’entreprise ;
- Interdiction de gérer : Cette sanction peut être prononcée à titre temporaire ou définitif ;
- Dissolution de l’entreprise : Cette sanction est prononcée en cas de manquements graves et répétés.
Sanctions pénales :
- Emprisonnement : La durée de l’emprisonnement peut varier en fonction de la gravité de l’infraction.
- Amendes : Le montant peut être cumulé avec une peine d’emprisonnement.
Sanctions civiles :
- Dommages et intérêts : L’entreprise peut être condamnée à verser des dommages et intérêts aux personnes qui ont subi un préjudice du fait du non-respect des obligations légales.
Conclusion
La clôture des comptes est une étape importante pour toute entreprise.
Elle permet de :
- Établir la situation financière de l’entreprise à un moment donné ;
- Approuver les résultats de l’exercice ;
- Publier les comptes annuels ;
- Conserver les documents comptables.
Le non-respect de ces obligations peut entraîner des sanctions importantes. Il est donc important de respecter les obligations légales pour plusieurs raisons :
- Pour éviter les sanctions ;
- Pour protéger les intérêts de l’entreprise et de ses dirigeants ;
- Pour donner une image transparente de la situation financière de l’entreprise.
Voici quelques conseils pour respecter les obligations légales sur la clôture des comptes :
- Se tenir informé des obligations légales ;
- Mettre en place un processus de clôture des comptes rigoureux ;
